![](data:image/svg+xml,<svg display="block" role="presentation" viewBox="0 0 20 20" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"><path d="M 0 7 L 14 7 M 7 0 L 14 7 L 7 14" fill="transparent" height="14px" id="IgiwaydbD" stroke-dasharray="" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round" stroke-width="1.5" stroke="rgb(0, 0, 0)" transform="translate(3 3)" width="14px"/></svg>)
Tässä liitteessä kuvataan henkilötietojen käsittely, jonka käsittelijä suorittaa rekisterinpitäjän puolesta tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) nojalla.
1. Käsittelyn kohde ja tarkoitukset
Käsittelijä tarjoaa SaaS-ratkaisun (ohjelmisto palveluna) (jäljempänä "Palvelut"), joka on suunniteltu tukemaan rekisterinpitäjän kliinisiä, hallinnollisia ja/tai sosiaalihuollon työnkulkuja, mukaan lukien tekoälypohjainen dokumentointi ja kliinisen päätöksenteon tukitoiminnot. Palvelut on määritelty tarkemmin asiakassopimuksessa. Palveluihin voi kuulua myös henkilötietojen hakeminen rekisterinpitäjän asiakastietojärjestelmistä.
Käsittelijä käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta yksinomaan asiakassopimuksen mukaisten palveluiden tarjoamiseksi ja rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Tämä kuvaus koskee palveluita kokonaisuudessaan riippumatta siitä, mitkä moduulit tai toiminnot rekisterinpitäjä päättää kulloinkin aktivoida tai käyttää.
Sallittu tarkoitus kattaa myös palveluiden konfiguroinnin, mukauttamisen ja yksilöinnin rekisterinpitäjälle, tämän valtuutetuille käyttäjille ja rekisterinpitäjän asiakasympäristölle, mukaan lukien käyttäjäasetukset, työnkulkuasetukset, mallipohjat, kieliasetukset, erikoisala- tai roolipohjaiset konfiguraatiot sekä rekisterinpitäjälle ominaiset tulostusmuotoilut, sekä sellaisten laadunvarmistus- ja kliinisten tai turvallisuusarviointien suorittamisen, jotka ovat välttämättömiä palveluiden turvallisen, oikean ja luotettavan tarjoamisen kannalta kyseiselle rekisterinpitäjälle, yksinomaan osana palveluiden tarjoamista, ylläpitoa, tukea ja suojaamista.
Rekisterinpitäjä määrittelee käsittelyn tarkoitukset ja keinot ja on yksin vastuussa GDPR:n 6 ja 9 artiklan mukaisesta laillisesta käsittelyperusteesta.
2. Rekisteröityjen luokat
Seuraavassa luetellaan rekisteröityjen (kuten DPA:ssa määritelty) aliryhmät, joiden henkilötietoja käsitellään tämän liitteen nojalla:
(a) "Käyttäjä" tarkoittaa rekisterinpitäjän sosiaali- tai terveydenhuollon ammattilaista sekä muuta henkilöstöä, jolla on rekisterinpitäjän valtuutus käyttää palveluita ja hyödyntää niitä.
(b) "Osallistuja" tarkoittaa henkilöä, joka käyttää rekisterinpitäjän tarjoamia terveydenhuolto-, sosiaalihuolto- tai niihin liittyviä palveluja, kun kyseiset palvelut dokumentoidaan tai niitä tuetaan palveluiden avulla.
(c) "Osallistujaa tukeva henkilö" tarkoittaa muuta henkilöä kuin osallistujaa, joka tunnistetaan tai johon viitataan palveluiden kautta osallistujan yhteydessä, mukaan lukien mutta ei rajoittuen: laillinen huoltaja (esimerkiksi jos osallistuja on alaikäinen), henkilökohtainen avustaja, perheenjäsen tai lähin sukulainen, hoitaja, sosiaalityöntekijä tai muu sosiaalihuollon edustaja, tulkki tai kääntäjä, lähettävä lääkäri taikka muu henkilö, joka tunnistetaan tai johon viitataan palveluiden kautta osallistujan yhteydessä.
3. Henkilötietojen luokat
Seuraavassa taulukossa esitetään henkilötietojen luokat, joita käsittelijä käsittelee rekisterinpitäjän puolesta, sekä kunkin luokan kohteena olevat rekisteröityjen ryhmät:
Henkilötietojen luokka | Kuvaus | Soveltuva rekisteröidyn ryhmä |
|---|---|---|
Tunniste- ja yhteystiedot | Tiedot, jotka tunnistavat rekisteröidyn tai mahdollistavat yhteydenoton häneen, kuten nimi, yhteystiedot ja, mikäli mainittu tai syötetty, yksilöllinen tunniste, kuten kansallinen henkilötunnus tai istuntotunnus. | Käyttäjät ja osallistujat, vain siltä osin kuin kyseiset tiedot on mainittu tai syötetty palvelujen yhteydessä tai haettu rekisterinpitäjän asiakastietojärjestelmistä. |
Tili- ja käyttötiedot | Palveluiden käytön yhteydessä syntyvät tiedot, kuten käyttäjätunnisteet, kirjautumistiedot, IP-osoite sekä toiminta- tai lokitiedot. | Vain käyttäjät. Osallistujilla ja osallistujaa tukevilla henkilöillä ei ole tilejä palveluissa. |
Terveyteen liittyvät tiedot | Terveyteen ja siihen liittyviin arkaluonteisiin seikkoihin liittyvät tiedot, joita saatetaan käsitellä tai tallentaa konsultaation aikana tai jotka haetaan rekisterinpitäjän asiakastietojärjestelmistä ennen konsultaatiota tai muutoin konsultaation ulkopuolella, kuten sairaushistoria, oireet, diagnoosit, hoito, lääkitys, tutkimustulokset sekä elämäntapa tai sosiaaliset olosuhteet (esimerkiksi tupakointi- tai alkoholinkäyttötottumukset, perhetilanne). | Osallistujat. |
Tallennus- ja dokumentointitiedot | Äänitallenteet, transkriptiot, kliiniset muistiinpanot, luodut asiakirjat ja palveluiden puitteissa ehdotetut koodit, jotka voivat sisältää mitä tahansa edellä kuvatuista luokista sekä muita henkilötietoja, jotka on tallennettu, luotu tai joihin on viitattu palveluiden tarjoamisen yhteydessä. | Pääasiassa käyttäjät ja osallistujat. Osallistujaa tukevat henkilöt vain siltä osin kuin he esiintyvät äänitallenteessa tai siitä syntyneessä dokumentaatiossa. |
Viestintätiedot | Kutsuihin ja ilmoituksiin liittyvät tiedot, kuten nimi (esim. kutsuvan järjestelmänvalvojan tai muun lähettäjän/vastaanottajan nimi), sähköpostiosoite, klinikan nimi sekä toimitus- tai vuorovaikutusmetatiedot. | Ainoastaan käyttäjät, liittyen tilikutsuihin ja ilmoituksiin. |
Tukitiedot | Palveluihin liittyen lähetettyihin tukipyyntöihin liittyvät tiedot, kuten pyynnön esittäjän nimi ja yhteystiedot, tukipyynnön sisältö sekä siihen liittyvä kirjeenvaihto ja vuorovaikutuksen metatiedot. | Vain käyttäjät, liittyen palveluihin liittyviin tukipyyntöihin, jotka on lähetetty käsittelijälle. |
Yksilöinti- ja konfigurointitiedot | Käyttäjän mieltymykset, mallit, kieliasetukset, työnkulkuasetukset, erikoisala- tai roolipohjaiset konfiguraatiot, rekisterinpitäjäkohtainen tulostusmuotoilu, käyttäjän tekemät muokkaukset, korjaukset ja palaute luoduille asiakirjoille tai muille tulosteille (siltä osin kuin niitä käytetään palveluiden konfigurointiin tai yksilöintiin), yksilöintituotteet, upotukset, vektoritietokannat ja niihin liittyvät metatiedot, ainoastaan siltä osin kuin ne on luotu tai ylläpidetty rekisterinpitäjän asiakasympäristölle ja sen valtuutetuille käyttäjille osana palveluiden tarjoamista. | Käyttäjät sekä – ainoastaan siinä tapauksessa, että artefakti sisältää tai paljastaa heidän tietojaan – osallistujat ja osallistujaa tukevat henkilöt. Tällaiset tiedot ovat edelleen henkilötietoja ja soveltuvin osin syöttötietoja, ellei niitä ole peruuttamattomasti anonymisoitu. |
4. Käsittelyn kesto
Käsittelijä käsittelee ja säilyttää käyttäjiin liittyviä henkilötietoja asiakassopimuksen voimassaoloajan, minkä jälkeen tiedot palautetaan ja/tai poistetaan tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) mukaisesti, elleivät osapuolet toisin sovi kirjallisesti.
Käsittelijä säilyttää osallistujiin ja osallistujaa tukeviin henkilöihin liittyviä henkilötietoja 30 päivän ajan niiden luomispäivästä, minkä jälkeen tietoja käsitellään sen varmistamiseksi, ettei suoraan tunnistavia tietoja, kuten nimiä, osoitteita ja kansallisia henkilötunnuksia, jää tietueeseen, elleivät osapuolet toisin sovi kirjallisesti. Tämä operatiivinen säilytysaika on voimassa asiakassopimuksen voimassaoloajan eikä rajoita DPA:n soveltamista, jossa säädetään erikseen henkilötietojen palauttamisesta ja/tai poistamisesta DPA:n päättyessä tai irtisanottaessa. Yksilöinti- ja konfigurointitietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen palveluiden tarjoamiseksi rekisterinpitäjälle ja sen valtuutetuille käyttäjille tai asiakassopimuksessa, moduulikohtaisissa ohjeissa tai säilytysaikataulussa määritettyä lyhyempää aikaa.