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Diese Anlage beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen gemäß der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
1. Gegenstand und Zwecke der Verarbeitung
Der Auftragsverarbeiter stellt eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) (die „Dienste") bereit, die darauf ausgelegt ist, die klinischen, administrativen und/oder sozialpflegerischen Arbeitsabläufe des Verantwortlichen zu unterstützen, einschließlich Funktionen zur KI-basierten Dokumentation und klinischen Entscheidungsunterstützung. Die Dienste werden im Kundenvertrag näher beschrieben. Die Dienste können auch den Abruf personenbezogener Daten aus den Kundensystemen des Verantwortlichen umfassen.
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag des Verantwortlichen zum Zweck der Erbringung der Dienste gemäß dem Kundenvertrag und entsprechend den dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen.
Diese Beschreibung gilt für die Dienste in ihrer Gesamtheit, unabhängig davon, welche Module oder Funktionen der Verantwortliche zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiviert oder nutzt.
Der zulässige Verarbeitungszweck umfasst auch die Konfiguration, Anpassung und Personalisierung der Dienste für den Verantwortlichen, seine autorisierten Nutzer und den Tenant (Mandant) des Verantwortlichen. Dies umfasst insbesondere Benutzereinstellungen, Workflow-Konfigurationen, Vorlagen, Spracheinstellungen, fachbereichs- oder rollenbasierte Konfigurationen sowie kundenspezifische Formatierungen der Ausgaben. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Bereitstellung, Wartung, Unterstützung und Absicherung der Dienste.
Der Verantwortliche bestimmt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung und ist allein für das Vorliegen der Rechtsgrundlage im Sinne der Artikel 6 und Artikel 9 DSGVO verantwortlich. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten zu keinem anderen Zweck, es sei denn, dies erfolgt auf Grundlage einer ausdrücklichen schriftlichen Weisung des Verantwortlichen.
2. Kategorien der betroffenen Personen
Die folgenden Unterkategorien der „Betroffenen" (wie im AVV definiert), deren personenbezogene Daten gemäß diesem Anhang verarbeitet werden, sind:
(a) „Nutzer" bezeichnet die beim Verantwortlichen tätigen Angehörigen der Gesundheits- oder Sozialberufe sowie sonstige Mitarbeiter, die vom Verantwortlichen zur Nutzung und zum Zugriff auf die Dienste autorisiert wurden.
(b) „Teilnehmer" bezeichnet eine Person, die vom Verantwortlichen Gesundheits-, Sozial- oder damit verbundene Dienstleistungen erhält, sofern diese Dienstleistungen über die Dienste dokumentiert oder unterstützt werden.
(c) „Unterstützende Person" bezeichnet eine Person, die nicht der Teilnehmer ist und an einer Beratung oder Sitzung teilnimmt, um einen Teilnehmer zu unterstützen. Hierzu gehören insbesondere ein gesetzlicher Vertreter (beispielsweise wenn es sich bei dem Teilnehmer um einen Minderjährigen handelt), ein persönlicher Assistent, ein Familienangehöriger oder nächster Angehöriger, eine Betreuungsperson, ein Sozialarbeiter oder sonstiger Vertreter der Sozialfürsorge, ein Dolmetscher oder Übersetzer sowie eine andere Person, die während der Sitzung erwähnt wird.
3. Kategorien personenbezogener Daten
Die nachstehende Tabelle enthält die Kategorien personenbezogener Daten, die der Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, sowie die jeweilige Kategorie bzw. die jeweiligen Kategorien der betroffenen Personen, auf die diese Datenkategorien zutreffen:
Kategorien personenbezogener Daten | Beschreibung | Kategorien der betroffenen Personen |
|---|---|---|
Identifikations- und Kontaktdaten | Daten, die eine betroffene Person identifizieren oder die Kontaktaufnahme mit ihr ermöglichen, wie z. B. Name und Kontaktdaten sowie, sofern angegeben oder eingegeben, eine eindeutige Kennung wie eine nationale Identifikationsnummer oder eine Sitzungs-ID. | Nutzer und Teilnehmer, jeweils nur insoweit, als diese Daten im Zusammenhang mit den Diensten genannt oder eingegeben werden oder aus den Kundensystemen des Verantwortlichen abgerufen werden. |
Konto- und Nutzungsdaten | Daten, die durch den Zugriff auf die Dienste und deren Nutzung generiert werden, wie z. B. Benutzerkennungen, Anmeldedaten, IP-Adressen sowie Aktivitäts- oder Protokolldaten. | Nur Nutzer. Teilnehmer und unterstützende Personen verfügen über keine Konten bei den Diensten. |
Gesundheitsbezogene Daten | Daten über die Gesundheit und damit zusammenhängende sensible Lebensumstände, die während einer Beratung besprochen oder aufgezeichnet werden können oder vor einer Beratung bzw. außerhalb einer Beratung aus den Kundensystemen des Verantwortlichen abgerufen werden, wie z. B. Krankengeschichte, Symptome, Diagnosen, Behandlungen, Medikamente, Untersuchungsergebnisse sowie Lebens- oder soziale Umstände (z. B. Tabak- oder Alkoholkonsum, familiäre Verhältnisse). | Teilnehmer. |
Aufzeichnungs- und Dokumentationsdaten | Audioaufzeichnungen, Transkripte, klinische Notizen, innerhalb der Dienste erstellte Dokumente und vorgeschlagene Kodierungen, die gegebenenfalls Daten aus den oben beschriebenen Kategorien enthalten können, sowie sonstige personenbezogene Daten, die während einer Sitzung beiläufig genannt werden. | Überwiegend Nutzer und Teilnehmer. Unterstützende Personen nur insoweit, als sie in einer Aufzeichnung oder in daraus hervorgehenden Dokumentationen erfasst werden. |
Kommunikationsdaten | Daten im Zusammenhang mit Einladungen und Benachrichtigungen, wie z. B. Name (z. B. eines einladenden Administrators oder eines sonstigen Absenders/Empfängers), E-Mail-Adresse, Name der Klinik sowie Zustell- oder Interaktionsmetadaten. | Nur Nutzer, im Zusammenhang mit der Einladung zum Errichten eines Kontos und Benachrichtigungen. |
Supportdaten | Daten im Zusammenhang mit Supportanfragen, die in Verbindung mit den Diensten gestellt werden, wie z. B. Name und Kontaktdaten des Anfragenden, Inhalt der Supportanfrage sowie die dazugehörige Korrespondenz und Interaktionsmetadaten. | Nur Nutzer, im Zusammenhang mit Supportanfragen an den Auftragsverarbeiter bezüglich der Dienste. |
Personalisierungs- und Konfigurationsdaten | Benutzereinstellungen, Vorlagen, Spracheinstellungen, Workflow-Einstellungen, fachbereichs- oder rollenbasierte Konfigurationen, spezifische Formatierungen der Ausgaben für den Verantwortlichen, Personalisierungsdaten, Embeddings, Vektordatenbanken und zugehörige Metadaten, jeweils nur insoweit, als diese für den Tenant des Verantwortlichen und die autorisierten Nutzer im Rahmen der Erbringung der Dienste generiert oder gepflegt werden. | Nutzer sowie – nur sofern das betreffende Datum/die betreffende Information auch deren Informationen enthält oder offenlegt – Teilnehmer und unterstützende Personen. Diese Daten bleiben personenbezogene Daten und, soweit anwendbar, Eingabedaten, sofern sie nicht irreversibel anonymisiert wurden. |
4. Dauer der Datenverarbeitung
Personenbezogene Daten von Nutzern werden vom Auftragsverarbeiter für die Dauer des Kundenvertrags verarbeitet und gespeichert und anschließend gemäß der AVV zurückgegeben und/oder gelöscht, sofern die Parteien nicht schriftlich etwas anderes vereinbaren.
Personenbezogene Daten von Teilnehmern und unterstützenden Personen werden vom Auftragsverarbeiter ab dem Zeitpunkt ihrer Erstellung für einen Zeitraum von 30 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht, sofern die Parteien nicht schriftlich etwas anderes vereinbaren. Diese betriebliche Aufbewahrungsfrist gilt während der Laufzeit des Kundenvertrags und lässt die Bestimmungen der AVV unberührt, die die Rückgabe und/oder Löschung personenbezogener Daten nach Beendigung der AVV gesondert regeln.
Personalisierungs- und Konfigurationsdaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die Erbringung der Dienste für den Verantwortlichen und seine autorisierten Nutzer erforderlich ist, oder für den im Kundenvertrag, in modulspezifischen Anweisungen oder in einem Aufbewahrungsplan festgelegten kürzeren Zeitraum.
Alle Personalisierungsdaten, Embeddings, Vektordatenbanken oder Vorlagen, die Eingabedaten oder besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten oder offenlegen, unterliegen denselben Aufbewahrungs-, Lösch- und Nutzungsbeschränkungen wie die zugrunde liegenden Eingabedaten und dürfen nicht für die kundenübergreifende Personalisierung, das Training von KI-Modellen, deren Feinabstimmung (Fine-Tuning), Evaluierungen, Benchmarking oder andere eigenständige Zwecke aufbewahrt werden.